現役メーカー人事のハルダディ（@haru_dadd）です。
仕事が多過ぎて締切が守れない！
そんな悩みを抱えている方、多いのでは？
人事担当は採用からバーベキュー大会まで、色々な仕事が次々に降ってきますので、気持ちは痛いほどわかります。
この記事では、私が実践している仕事が多過ぎる人のための、締切を守るための方法を紹介します！
目次
①締切を把握する
「締切を把握する」何を当たり前のことを言ってるんだと思うかもしれませんが、そもそも膨大な量の仕事を抱えていると締切の把握ができないことがあるのです。
多くの仕事を抱えている人は、全てのタスクの期日と期日までの期間を確実に把握しておく必要があります。
タスク管理には付箋やメモ帳にタスクを書いている人がいると思いますが、必ずスケジュール帳を使ってください。
具体的には、見開き1ページに1ヶ月分のカレンダーが載っているスケジュール帳のことを指します。
このページを使ってタスクを管理します。
そうすることで、視覚的に期日と期間を把握できます。
さらに、いつ頃締切が重なって忙しくなりそうかといった仕事量も把握することができます。
✔︎ 具体的な管理方法
やり方はとても簡単。次の通りです。
- 依頼や指示があったら、必ず締切を確認する
- 手帳のカレンダーに書く
- カレンダーには「・〇〇資料提出」とだけシンプルに書く
- 詳細は、手帳の後ろの方に日毎のメモを取れるページがあるので、そちらに書く
- 日々、手帳を開く時はその日の周辺だけでなく、1ヶ月後まで予定を見ておくと
※手帳は常に身につけること！
オススメのスケジュール帳
これは、私がかれこれ5年ほど使っている手帳です。
私は仕事中、作業服を着ていますが、現場に出向く時は両手を空けておきたいので作業服の胸ポケットに入るサイズの手帳を使います。
大きさ、厚さともにちょうど良く、見開きカレンダーページがあるため重宝しています。
②仕事にかかる時間を把握する
与えられた仕事が初めて担当する仕事なら、どれくらいの時間が必要か把握しておきましょう。
そうすることで、期日ギリギリに仕事に手をつけて、こんなに時間がかかるとは思わなかった！ということを防ぐことができます。
また、日々どれくらい作業したら良いか判断できるため、不要な残業を防ぐこともできます。
時間把握は経験者を頼る
もし所要時間が見当付かない場合は、上司や先輩の感覚を聞くべきです。
その場合、僕の経験からして上司・先輩の2倍の時間がかかると考えたほうが安全です。
そして、今後も担当するようなルーティンワークなら次回以降のためにどんな作業に、どれくらい時間がかかったか記録しておくことをオススメします。
今回は余裕でも、次回担当するときは同時に他の仕事が入っているかもしれないので日々かける作業時間を調整する必要があるからです。
③優先順位をつける
多くの仕事を抱えているのなら、必ず仕事の優先順位付けをするようにしましょう。
期日が早いものから順に着手するのが基本ですが、期日まで余裕があっても重要度の高い仕事があればそちらを先に進めておく必要もありますので、優先順位付けには少しコツがいります。
優先順位付けの具体的な方法は別の記事で紹介していますので是非ご覧ください。
✔︎ 関連記事：定時に帰るためのタスクの進め方。誰でもできる７つのステップで紹介！
④依頼ごとは先にする
この記事の内容を意識すれば、多くの仕事を抱えていても自分の仕事をコントロールすることはできるようになりますが、他人の仕事をコントロールすることはできません。
しかも、難しい仕事ほど一人で片付けることはできず、専門的知識を持つ他の人に依頼することも多々あります。
その時はいつまでに仕上げてほしいかを明確に伝えた上で依頼しましょう。
依頼できるものは全て依頼し、その後自分の作業を進めることで手待ち時間を短縮することができます。
このように、複雑な仕事ほど同時進行させることを意識しましょう。
⑤突発対応に備える
なかなか仕事がうまく進まない理由は、急な依頼や指示など、突発的に対応しなければならない業務が入ることです。
そのため、自分がやりたい作業に使える時間は1日のうち3割と考えて作業をするようにしましょう。
どうしても作業に集中したい場合は、スケジュールを聞かれたときは、空いていてもアポを入れないようにするのごオススメです。
これは元東レ研究所社長 佐々木常夫氏が提唱していることです。
佐々木氏はうつ病の奥様と自閉症の息子さんの看護のため、毎日18時に退社しなければならない状況の中、独自のノウハウで成果を上げ、同期でトップで役員まで登りつめた方です。
その経験から生み出されたワークライフバランス確保のための考え方や手法を多くの著書で紹介されています。
⑥上司とゴールイメージを共有する
仕上げた資料などの成果物は上司がチェックして完成となります。
皆さんにも締切当日に見せてやり直しとなり締切に間に合わなかったり、上司の満足いくものができず怒られた経験があるのではないでしょうか。
忙しいとどうしても作業完了が締切当日になることがあるため、私が実践しているのが、タスク途中の「相談・確認・報告」です。
ホウレンソウは「相談→確認→報告」の順で
仕事のホウレンソウ（報告・連絡・相談）は聞いたことがあると思いますが、これを一つ一つのタスクを効率よく進めるために応用したものです。
残念ながらホウレンソウのような覚えやすい略称は思いつきませんが、是非実践していただきたいと思います。
具体的には、仕事の途中で何度も仕事の進め方について相談します。
そして、都度作業方法や上司のゴールイメージを確認します。
例えば資料作成を指示されたなら、どんな情報が必要で、誰に情報を貰えば良いか、この書き方で良いかと確認します。
繰り返しの確認はウザがられるかもしれないと恐れる心配はありません。
ホウレンソウは仕事の基本と口酸っぱく言われるだろうし、上司は部下の仕事の進み具合が気になるもので、相談と進捗報告をさせてくださいと言いながら、その流れで確認作業をすればＯＫです。
もちろん同じことを何度も聞くのは避けるべきです。
そして、相談と確認をして実際にタスクを進めてみたら、その結果を報告します。
こうして相談・確認・報告しながら仕事を進めることで、上司と自分のゴールイメージのすれ違いによる手戻りの発生を防ぐことができます。
イメージの齟齬で特に気をつけなければならないのが、完成レベルのすれ違いです。
上司はあなたが思うよりもクオリティは低くて良いと考えているかもしれません。
もし、あなたが考えているよりもクオリティが低くて良いのであればそれだけ作業時間も短くなります。
過剰品質は長時間残業を招く大きな原因なのです。
⑦決裁権者の予定を把握する
仕事は完了したと思っても、最後に決裁が必要な案件もあります。
締切までは少し余裕を持って仕事を終わらせたのに上司が出張で不在、そして決裁が取れず締切に間に合わないということがよくあります。
そのため、決裁権者のスケジュールを期日の前後1週間を押さえておきましょう。
1週間は長いと感じるかもしれませんが、事業部のトップなどが1週間ヨーロッパ出張で不在ということはザラです。
今はスカイプなど遠方でもやり取りできる手段はありますが、古い企業ほどこういったツールは使われていないものです。
“偉い人”の予定を把握することも上手く仕事をスケジューリングするポイントの一つです。
おわりに
以上、締切を守りながらマルチタスクを処理するための7つの方法を紹介しました。
今回紹介した７つの方法には大きく以下の目的があります。
- ①～③：自分のタスク管理するため
- ④〜⑦：他人の影響を排除するため
締切を守れない原因は他人の影響によるものが大きいので、④～⑦を実行できるようになってください。
そのためには普段から関係者とのコミュニケーションをとっておくことが重要です。
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