職場にあふれる大量の資料やファイルを整理・整頓する手順やコツを紹介【経験談】

現役メーカー人事のハルダディ（@haru_dadd）です。

職場の資料やファイルがグチャグチャで整理・整頓したいけど、なかなか手をつけられていない。

そんなビジネスパーソンの方々は多いのではないでしょうか。

世の中ペーパーレス化が進んでいるとはいえ、まずは実体として保管されている資料・ファイルを整理・整頓しなければ電子データ化もできませんよね。

先日、私の職場で人の入れ替わりがあったことを機会に大規模な整理・整頓を行いましたので、その時の方法を紹介します。

整理・整頓プロジェクトを立ち上げる

今回整理・整頓をする対象となったのは私の職場ですが、数年前に事務所移転をしてからそれぞれが好き勝手に資料を保管していました。

自分の資料がどこにあるかはかろうじて分かるレベルでしたが、その人がいなくなってしまったらどこに何があるかさっぱり分からないという状態でした。

なぜ最初に保管場所を指定しておかなかったのかと後悔しましたが、愚痴をいっても仕方ありません。

今回人の入れ替わりがあったため整理・整頓しなければ仕事が回らないという危機的状況に陥ったため、重い腰を上げることになりました。

正直、整理・整頓に割ける時間はほとんどなく、職場のメンバーも決して前向きではありませんでした。

そこで私は敢えてこの整理・整頓を業務の一環であるプロジェクトとして整理・整頓を実行することにしました。

そうすることで、上司からの指示もあり、まずは人・時間を貸りることができました。

資料のボリューム

キングファイルやフォルダの数を記録したかったのですが、そんな風には分けられておらず数えるのは不可能な状態。

そのため、対象となったキャビネットのサイズだけ記録しておきました。

背幅10cmのキングファイルなら書庫１つにつき２７冊入りますから、２７冊×６個＝１６２冊ということですね。

整理・整頓の手順

グチャグチャかつ大量のファイルがあるということだけは分かっていて、手当たり次第に動いても終わらないと思いましたので、頭の中で手順を考えてから行動することにしました。

また、業務の合間を縫って行いましたので定時内は１日２時間と決めて作業を進めることにしました。

それでは各ステップを具体的に説明していきます。

①資料を分別するためのカテゴリを設定する

まずは整理・整頓のうち整理を行います。

ここでの整理は「不必要なものを取り除くこと」の意味です。

今回はまずはじめに、整理に着手する前の準備を行いました。

なぜ事前にカテゴリ分けしたかというと、資料が大量で、何がどう保管されているのかすらハッキリしていなかったことから、資料を取り出してからカテゴリ分けするのは非効率だと思ったからです。

実際整理してみると、そもそも保管する必要のない物や書庫（すぐに使える状態にしなくても良い物）も大量に含まれていましたので、事前のカテゴリ分けは功を奏しました。

カテゴリは、上司が作った課員の業務分担表の業務カテゴリを基に分類しました。

そうすることで、整理（不要な物を取り除く）段階で、自分の業務となっているカテゴリを担当することで、必要な資料と不要な資料を判断しやすくなりました。

②キャビネットに保管されている全ての資料を取り出す

次に、キャビネットに保管されている全ての資料を取り出し、広い会議室に並べました。

これも何が保管されているか分からなかったことが主な理由ですが、１つの会議室でメンバー全員で作業を行うことで「これはどうする？」「これいらないよね」といったコミュニケーションをとることができました。

具体的な作業方法としては、会議室に机を「ロ」の字型にして、とにかく資料を全部出していきました。

③①で設定したカテゴリ別に資料を分別する

机の上に①で分けたカテゴリ名の札を置いておき、取り出した資料をまとめていきました。

どのカテゴリにも属さない資料は「その他」に分類したり、その他カテゴリの中から新たなカテゴリを作ることもありました。

実際に作業してみると最後までカテゴリ分けできない物もありましたが、あまり深く考えずにまずはできるところから手を付けていくのがポイントです。

④要るモノと要らないモノに分別する

ここにきてようやく整理のフェーズです。

①でも書きましたが、各人が自分の担当業務となっているカテゴリの資料を担当して必要な資料と不要な資料を分別していきました。

捨てるべきかどうか迷った時には課長が指示を出すことにしました。

ただし、迷った時には５年分保管するという期限付きで書庫に保管することにしました。これは前任者がいなくなってしまったためいざという時資料がなくて困るということがないようにするためです。

ちなみにこの作業が最も時間を要しました。（正確な時間は測りませんでしたが、作業時間の５０％はかけていたと思います）

⑤キャビネット内の資料の保管位置を決める

不要な資料を捨てていくことによって、資料のボリュームが明らかになっていきました。

ここで初めて整頓の準備を行いました。

資料のボリュームが明らかになったことで、キャビネット内のどの辺りの位置にどのカテゴリの資料を保管していくかを検討することができました。

実際にキャビネットに戻すと思ったより資料が多かったり少なかったりすると思いましたので、大雑把に位置を決めておいて後で調整しました。

⑥整理した資料をキャビネットに戻す

最後に整頓のフェーズです。

会議室でカテゴリ分けして整理した資料を、⑤で決めた位置に戻していくだけです。

終了直後にちょっと困ったこと

キャビネット内は非常にキレイになりましたが、資料の保管位置をガラッと変えてしまったので終了直後はどこに何が保管されているか直感的に把握できなくなりました。

慣れるまでの辛抱なのですが若干不便なので、キャビネット内の保管位置を示した見取り図を作成してメンバー間で共有することにしました。

方法は非常にローテクですが、エクセルでキャビネットの見取り図を作成し、共有サーバーに保管するだけです。

おわりに

所要時間

カテゴリ検討から終了までに2日間かかりましたが、途中休止しましたので、実質かかった時間は大体６時間くらいでした。

整理・整頓のメリット

この整理・整頓により、資料を探すスピードが格段に上がりましたし、何より職場メンバー全員で取り組んだので、メンバー間でキレイにしておこうという意識ができたと感じています。

今回は前任者不在で資料がどこにあるか分からない状態で業務に支障がでるという背景がありましたが、整理・整頓を行ったおかげで今後の業務効率化・共有化の下地ができたと思っています。

大規模な整理・整頓のコツ

最後に、今回大規模な整理・整頓を行ったことで分かったコツをまとめておきたいと思います。

以上、参考になれば幸いです！