引き継ぎ資料の作り方は?後任者が困らない必要な情報を紹介!

現役メーカー人事のハルダディ(@haru_dadd)です!

異動が決まったり、後輩が入ってきたら業務の引き継ぎをしなければなりませんよね。

でも「引き継ぎ資料の作成って面倒」「どんな情報があればちゃんと引き継げるの?」という方、多いと思います。

そこで今回は、業務引き継ぎ資料の作り方を紹介します。

引き継ぎ資料の作り方

どんな資料を作れば十分な引き継ぎができるのか、分からないという方、引き継ぎ資料の作り方は簡単です。

まずはフォーマットにこだわらず、これから紹介する項目を資料に記載してまとめておくだけです。

業務の目的

まずはじめに、必ず業務の目的を明確にしておきましょう。

「なんのための」業務なのか分からなければ他の業務との繋がりが分からず、アウトプットのイメージができないからです。

また、業務量に応じて今対応すべき業務なのか、優先順位を付けることがありますので、業務の目的がその判断基準になります。

さらに、目的は業務を進める上で判断に迷ったときの指針になります。

このように業務の目的をはっきりさせることは、やるべきことを適した形でアウトプットするために必要な情報なのです。

業務の手順

初めて業務を行う人が読むだけで分かるように、細かく手順を書きましょう。

そのためには可能な限り、写真や図表など「見て」わかる情報を載せてください。

そして専門用語や業界用語、社内用語は解説を加えてください

意識しないとついつい共通語のように用語を使ったしまい、言葉の意味を取り違えてトラブルに繋がりますので注意が必要です。

所要時間・期間

作業一つ一つの所要時間や、業務完了までに必要な期間は、スケジュールを立てる時に必要な情報です。

どれくらい時間を要するか分からず、当てずっぽうにスケジュールを立てると締切までの余裕がなくなったり、逆にスピードを重視し過ぎてアウトプットの質が低くなることもあります。

また、時間を要する作業を記録しておくことで、業務を効率化するときに改善すべきポイントが分かります。

関係者・キーマン

仕事は人と人とのコミュニケーションによって進みます。

人を動かすには感情も重要で、論理的に正しいからといって仕事がスムーズに進むとは限りません。これは誰もが経験したことがある思います。

業務を引き継ぐ際、関係者が誰でその中のキーマンは誰か、つまり、誰が仕事を進めるのか、またその人に動いてもらうにはどんなアプローチが有効かということについても情報を残しておくことをオススメします。

例えば、あの人は仲良くなれば無理を聞いてくれるから、普段からあいさつやコミュニケーションをとっておくこと。といった具合です。

これは経験者にしか残せない価値ある情報です。

注意点

引き継ぎ資料を作成する上で、最も重要なポイントが、注意点です。

ここで言う注意点とは「自分が業務を担当する中で、実際に経験した注意点」です。

トラブルに遭遇したのなら、どうやって解決したのか。

面倒で時間のかかる作業があったのなら、どのように工夫したのか。

単に時間がかかって面倒だったという情報だけでも貴重ですから、必ず記録するようにしましょう。

改善点

最後に、改善しようと思っていても手をつけられなかったポイントを残しておきましょう。

後任者が何をすれば業務をもっと効率的に進められるようになるのか、考えた上で具体的に記録するのがベストです。

しかし、どうしても着手できないこともあるでしょうから、前項「注意点」で紹介したようにここが面倒だったという改善したい点を記録しておくだけでも十分です。

効率的な引き継ぎ資料の作り方

引き継ぎ資料に必要な情報は分かったけど、なかなか資料作成に時間がとれないという方は多いでしょう。

引き継ぎ資料は必ず業務を進めながら同時に作成すること。これが重要です。

業務を行う傍ら、常に引き継ぎ資料のフォーマットを開き、業務を進める度に手順や気づいたことを書くようにしましょう。

業務が終わってからでは次々仕事が振ってくるので間に合いませんし、失敗や改善点はその時に書かないと何が起きたか、どう感じたか忘れてしまいます。

以前先輩から「明日異動になると思って日々仕事をすること」と言われましたが、まさにその通りですね。

引き継ぎ資料を作るメリット

ここまで読んだけど、引き継ぎ資料を作るのはやっぱり面倒だという方、やらなきゃならないけど前向きになれないという方は聞いてください。

引き継ぎ資料は作成した方が良いのではなく、しなければならないものです。

なぜなら、生産年齢人口の減少に備えて業務の生産性を高め、事業環境変化に対応できる組織づくりが必要だからです。

もう少し具体的に言うと、

・働ける年齢の人が減るから、人が少なくても業務が回るように工夫しなければならない。

・環境変化に対応するため余裕が必要だから、前任者が見つけたノウハウを後任者が再度見つける努力をするような無駄はなくさなければならない。

ということです。

引き継ぎ資料を作れば、次のメリットがあるので生産性を高め環境変化に対応できる組織づくりができます。

業務の属人化を防ぐことができる

引き継ぎ資料を読めば誰でも対応できるようにしておけば、誰でもできる仕事を任せて突発的に発生した自分にしかできない仕事が可能になります。

また、誰でもできる仕事なら業務量に余裕のある人に振って負荷を平準化することもできます。

組織全体で負荷を平準化できれば休暇も取得しやすくなります。

引き継ぎ後のトラブルを防ぐことができる

十分な引き継ぎができていないと、経験豊富な前任者なら起こさないトラブルが発生することもあります。

失敗から学ばせるという育成方針もありますが、先行き不透明で変化の激しい現在、前任者の失敗を繰り返している時間はありません。

トラブル事例は後任者にしっかり引き継ぎ、組織として成長していかねばなりません。

ローテーションを活発にできる

誰でもできる仕事を増やすことでローテーションが可能になります。

ローテーションは新たな経験により人材育成に繋がりますが、業務の質を高めることにも繋がります。

同じ業務でも異なる経験を積んできた人が仕事をすることで異なる気づきが生まれて業務を改善できます。

それに、同じ人が長く同じ業務を担当していると、その時代に合った対応ができなくなる可能性もあるため、ローテーションが必要なのです。

引き継ぎ資料の作成は組織強化に必要なローテーションを可能にする必須のアイテムなのです。

引き継ぎしない人から引き継ぐには?

たまに業務の引き継ぎをしない人がいます。

その人から引き継ぐにはどうすれば良いのでしょうか?

仕事を引き継ぎたがらない理由は次の通り大きく4つあります。

引き継ぎしたがらない理由

  1. 忙しくて手が回らない
  2. 面倒
  3. 仕事を譲りたくない
  4. 仕事の粗を知られたくない

基本的に自分より下の立場から引き継ぐ場合は問題ないと思いますが、多くの場合、先輩から引き継ぐことになるでしょう。

そうなると、「ちゃんと引き継ぎしてくれ」というのは言いにくい人もいると思います。

この場合の対処法は課長やチームのマネジャーに引き継ぎを指示してもらうのが一番です。

なぜなら、業務の引き継ぎを円滑にして業務がストップしないようにするのがマネジャーの仕事だからです。

それができないのならはっきり言ってマネジャー失格です。

直上のマネジャーがダメなら、さらに上(自分の上が課長なら部長)に相談しましょう。

まともな会社ならそこまですれば引き継ぎは始まるはずです。

おわりに:業務引き継ぎをまともにしない会社にいるなら

ここまでお読みいただいたのなら、引き継ぎ資料の必要性と、効果的な引き継ぎ資料の作り方を理解できたと思います。

もしあなたの会社でまともに引き継ぎがされない、また引き継ぎ資料の作成がないがしろにされているなら、組織として成長できませんし、変化に対応する余裕がなくなるので、残念ながら将来は明るくないでしょう。

自分が会社を変える!という強い意志を持っているなら良いですが「転職」を視野に入れても良いのではないでしょうか。

もちろん今すぐではなく、転職「活動」をオススメします。

簡単なことで言えば、転職サイトに登録しておくだけでも、オファーメールが届くので、今の自分の価値を知ることができます。