現役メーカー人事のハルダディ（@haru_dadd）です！
職場の机がいつもグチャグチャだけど、どうしても整理整頓が苦手…
という方は多いですよね。
実は私もその一人なんですが、しっかり手順を踏んで整理整頓すれば意外と簡単にキレイになることが分かりました。
この記事では、机の片付け方が分からない人のために誰でもできる手順で整理整頓する方法を紹介します。
目次
誰でもできる職場の机を整理・整頓できる5つの手順
以下の手順を守れば、苦手な人でも整理整頓ができますよ。
①いるものといらないものに分ける（整理）
下準備
まずは机の上や机の中にある書類や物を全部一か所に集めましょう。
あまり時間がないなら、机の上の物だけでもOKです。
この時、自分の席じゃなくて広い机や会議室などが空いていれば、そこに移して作業するのがオススメです。
整理
下準備ができたら、いるものといらないものに分けていきます。
意外と整理整頓の意味を理解していない方は多いのですが、いるものといらないものに分けることを整理といいます。
そんな方はいらない物の基準を作りましょう。
私の場合、3年経っても見返さない、あるいは使わなかった資料は捨てています。
ハッキリ言って、これで困ったことはありません。
もし不安なら紙資料は整理整頓の邪魔なので、スキャナでデータ化してしまいましょう！
いらない物を処分する
あとは思い切って、いらないと判断した物を捨てましょう。
大変ですが、後で楽をするために物を減らしておく必要がありますから、頑張りましょう。
②書類や物をグループ化する
書類や物の量が減ったら、次にやるのは書類や物のグループ化です。
カテゴリ分け
グループ化にはカテゴリが必要ですが、カテゴリを１から考えるのは意外と面倒です。
私のオススメは、業務分担表があれば分担表に書かれた業務のカテゴリ別に書類を分けていくことです。
例えば私の場合、人事なので大きく次の3つの業務を与えられています。
これを「大カテゴリ」とします。
- 採用
- 教育
- 人事
次に大きな3つの業務を細かく分けていきます。これを「小カテゴリ」とします。
- 採用 → 新卒採用、中途採用
- 教育 → 新入社員研修、英語研修
- 人事 → 異動、昇進、人事考課
グループ化
カテゴリができたら、後は書類を分けるだけです。
仕分けしていると、結構どのカテゴリにも当てはまらない書類が出てきます。
その場合は再度、本当に必要かどうか検討した上で、必要ならば次のいずれかの処理をしましょう。
- 新たにカテゴリを作る
- 「その他」カテゴリに入れる
- データ化してPCに保存する
③入れ物を用意する
次のステップが最重要ポイントなので覚えておいてください。
どんなに整理しても、片付けたい物を片付けるための入れ物がなければ絶対に片付きません。
むしろ、あとは入れ物さえ準備できればほぼ終わりと言っても良いくらいです。
書類を片付けるには必ずフォルダを用意してください。
オススメはフラットファイルというアイテムです。
このフラットファイルに小カテゴリ別に資料を閉じていきます。
そして次に必要なのがフラットファイルボックスです。
このボックスに大カテゴリ別にフラットファイルを入れていきます。
文房具などの物はペン立てにまとめるのがオススメです。私は特にマグネットでデスクのついたてなどにくっつくタイプが好きです。
クリップ類は小さな箱を準備してまとめましょう。
既に物が減っていて、グループ分けもできてますので、このステップは前のステップほど苦労はしないはずです。
④よく使うものとあまり使わないものに分ける（整頓）
整理整頓をして机をキレイにするだけでも気持ちが良いものですが、整理整頓することで業務の効率化もできちゃいます。
年間150時間。ビジネスパーソンは、この時間を何に使っていると思いますか？
実は、勤務中に「探し物」をしている時間なのです（大塚商会調べ）。
（中略）
1日8時間労働だとして、約19日分（150時間／8時間）。
年間勤務日数が250日だとすると、1日平均36分（150時間×60分／250日）も探し物をしていることになります。
もし探し物に費やす時間を1日平均6分に短縮できたら、毎日30分も残業を短縮することができるのです。
（出典：リクナビNEXTジャーナル）
ここで言われている「物を探す時間」。
この時間を短縮するために整頓が必要です。
整頓は物を使いたい時に使いやすい状態することです。
そのために、物を収納する前に、よく使う物とあまり使わない物に分けておきましょう。
このステップでは、とりあえずよく使う物だけ意識しておけば次の収納では困らないでしょう。
⑤収納する
最後に収納です。
④で仕分けしたよく使う物を取り出しやすい場所に、あまり使わない物は机の奥かキャビネット、書庫のようなスペースがあればそこに収納して整理整頓は終了です。
細かい手順としては、まずはよく使う物を先に取り出しやすい場所に収納します。
あとは使う頻度の高い順に収納していくだけですが、時間がなければ頻度を意識せずに収納しても問題ありません。
机の整理整頓アイテムのまとめ
途中で必要なものを紹介しましたが、ここでまとめておきます。
必要なもの
ステップ③で説明した通り、大カテゴリと小カテゴリに分けた書類を収納するために使用しますので、必ず準備しましょう。
・フラットファイル
・フラットファイルボックス
あったら嬉しいもの
こちらは必須アイテムじゃないので紹介していませんが、実際に私が使用して便利だなと思うものたちです。
・レターケース
机の上に置いて使用するのですが、私はあくまで一時的に書類を保管しておくために使っています。
これがあれば書類を平積みにしてても使いたい時すぐ取り出したり、別の書類に紛れてしまうこともなくなります。
・キングファイル
フラットファイルに数年分の書類が溜まってきたら、キングファイルにまとめてキャビネットや書庫に保管するのがオススメです。
どうしても机を整理整頓できないこともあります
いくら机の整理整頓をしたいと思っていても、あまりに忙しすぎて心と時間に余裕がなければできません。
整理整頓できなければ書類を探す時間がかかったり、紛失したりして余計に時間がかかるという悪循環に陥ってしまいます。
いつまでもそんな状態が解消されず、見込みが立たない場合には転職を考えても良いかもしれません。
整理整頓できないほど忙しい会社は、当たり前ではなく、もっと心に余裕をもって働ける会社はたくさんあります。
少しでも転職を考えるなら、本ブログでは転職を上手く進めるための情報を発信しています。
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