近年、政府が進める働き方改革の影響でワークライフバランスの確保が叫ばれるようになり、各社で定時退社日が設定されるなど、早く帰ることを促されるようになってきました。
今回は「早く帰りたくてもなぜか毎日気がつくと定時になっている」という方のために、普段から私が意識している定時に帰るためのコツを紹介します。
目次
定時退社のための７ステップ
私は毎日、退社前にこの７つのステップに従って翌日のタスクの進め方を決めています。
前日の退社前に決められなければ、朝仕事を始める前にその日のタスクの進め方を決めています。
慣れてくると１０分とかからずにできてしまいますが、この１０分で仕事の進み具合がかなり変わるので、試してみてください！
①勤務時間の枠を決める
②やるべきタスクを洗い出す
③各タスクの締切を明確にする
④各タスクにかかる時間を予想する（だいたいで良い）orかける時間を決める
⑤優先順位をつける(重要度×緊急度の表を使う)
⑥優先順にタスクを並べる
⑦決めた順・時間の通りに粛々とタスクを進める
①勤務時間の枠を決める
定時退社までのストーリーは、ここから始まります。
まずは何時から何時まで働くのか、明確に決めてください。
上司の目線があろうと、周囲の雰囲気がどうだろうと、ダンコたる決意を固めてください。
未だに遅くまで残って仕事をしている人が頑張っていると思われがちですが、多くの業務を抱えながらも定時に帰る人、つまり仕事を効率的に処理できる人が評価される時代が必ずやってきます。
これからの労働人口が減少する時代になりますから、効率良く仕事をするかで評価することにより一人当たりの成果を大きくしなければ事業を成長させることができなくなるからです。
話は逸れましたが、「早く帰るぞ」という決意を新たに先へ進みましょう。
②やるべきタスクを洗い出す
まずは思いつくままにタスクを箇条書きで書き出してください。
何も見ずに思い付くタスクは大抵重要度が高いか、緊急度が高いので、優先順位は高くなります。
思いつかなくなったら、スケジュール帳を確認し、やらなければならないタスクを追記してください。
1ヶ月後くらいまで確認しておくと、着手が遅れて間に合わない！ということを防げるでしょう。
タスクの書き出し方ですが、ここでは細かい作業ではなく、大きな括りで書くことをオススメします。
細かく書きすぎると後の優先順位付けに困るからです。
例えば、僕の場合はこんな感じにざっくりと書き出しています。
- 中途採用関連（書類選考、面接準備）
- ○○研修企画
- 労働時間データのまとめ
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③各タスクの締切を明確にする
定時に帰るにはたくさん抱えるタスクの優先順位を決めることが重要です（この理由は後のステップで説明します）。
そのための下準備として、各タスクの締切日を明らかにしてください。
④各タスクにかかる時間を予想する or かける時間を決める
まず、何度か経験したことのある業務については、かかる時間を予想してください。
これをすることで、1日にどれくらいのタスク詰め込めるかが決まります。
どれくらい時間がかかるかわからないタスクは、類似業務から予想するか上司や先輩に聞いてください。
どうしてもわからなければ「今日は1時間やろう」と決めてしまっても良いです。
ただ、読みを誤ると後で間に合わなくなって焦るので、タスクを進めながらあとどれくらい時間がかかりそうか予想して日々取り組み時間を修正するように心掛けてください。
⑤優先順位をつける
これが最重要ポイントです。
残業してでもやらなければならない仕事（例えば今日が締め切りの仕事）を先に終わらせておけば、自分で決めた退社時刻になった時に帰れます。
残った仕事は翌日やれば良いですし、翌日終わらせるのが難しそうであれば終わらせてから帰る。
とてもシンプルです。
これで、どれだけタスクを処理しておけば良いか分からず、本当はもっと早く帰れるのにダラダラと残業することを防ぐことができます。
優先順位の付け方は、以下の表を使います。
縦軸に重要度、横軸に緊急度をとり、4つのマスにタスクを放り込んでいきます。
表のように（A）〜（D）の順で優先度は下がっていきます。
（A）重要度高×緊急度高
（B）重要度低×緊急度高
（C）重要度高×緊急度低
（D）重要度低×緊急度低
各マスにタスクを放り込んだら、マスの中での順位付けをして優先順位付けの完了です。
⑥優先順にタスクを並べる
⑤で決めた順番にタスクを並べていきます。
僕はこんな感じにエクセルを使って自分のタスクを管理しています。あくまでサンプルなので、自分の使いやすいように作ってみると良いと思います。
（サンプル）
⑦決めた順・時間の通りにひたすらタスクを進める
あとは「決めた順を絶対に守る」「時間を意識してタスクを処理する」。
この２点を意識してひたすらタスクを進めるのみです。
順を守ることは当然ですね。
その日にやる必要のないことに手をつけたら帰れなくなります。
そして、特に重要なのが2点目の「時間を意識すること」です。
これは僕が実践してみて分かったことですが、時間を意識するだけで、想像以上に集中して仕事に取り組めます。
大きなタスクだけでなく、例えば「この作業は３０分でやる！」というように細かい作業一つ一つに締切を設けることでかかる時間はどんどん短縮できます。
こんなときどうするの？
最後に、今回紹介した「定時退社のための7ステップ」をうまく進められないケースもあります。
そんな時はどうすればよいのでしょうか。
①突発業務が入ったとき
突発業務が入り、計画通りに仕事が進まなくなることがありますね。
そうなって初めて、残業して処理する必要がでてきます。
これが本当に必要な残業です。
②優先順位がつけられないとき
今回紹介した7つのステップの目的は、不要な残業をしないためです。
その日にやらねばならないタスクが2つあるなら、その日中に両方処理しなければなりませんし、そうでなければどちらか一方が終わってなくとも帰れば良いのです。
この優先順位付け作業に時間をかけていては本末転倒なので、細かいことを気にしないのがコツです。
皆さんも自分なりの働き方改革で、仕事を効率的に進めましょう！
おわりに〜どうしても定時退社できないなら
以上、僕が実際に仕事をするときに意識していることをできるだけ具体的にまとめました。
長くなりましたが、本質的なのは以下のポイントです。
✔︎ タスクに優先順位をつけること
✔︎ 各タスクやタスク中の作業に締切を設けること
この記事を読んでくださった皆さんも、是非実践して自分の趣味の時間を増やしたり、家族と過ごす時間を増やしてください！
また、今回紹介した7ステップを実践しても、終電まで終わらないほど仕事を詰め込まれたり、サービス残業や休日出勤をしていたり、そんな状況がいつまでも続きそうな場合には転職を考えても良いかもしれません。
独りで悩まず、転職エージェントに相談することをおすすめします。
関連記事で、おすすめの転職エージェントを紹介していますのでチェックしてみてくださいね。
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